SCHIEDAM - Het Gemeentearchief van Schiedam is in de prijzen gevallen tijdens een congres in Utrecht eerder dit jaar. Het archief kreeg de innovatieprijs voor de zogenoemde ‘videotulen’.
Softwarebedrijf NotuBiz ontwikkelde het raadsinformatiesysteem dat de Schiedamse gemeenteraad gebruikt voor de planning en registratie van de raadsbijeenkomsten. Samen met het Gemeentearchief Schiedam, dat verantwoordelijk is voor de duurzame bewaring van de notulen, zijn ‘videotulen’ gegenereerd en zijn ook raadsverslagen uit het verleden doorzoekbaar gemaakt.
Live volgen of later terugzien De raad verwerkt alle handelingen in het programma NotuBiz. Het publiek kan via de website www.schiedam.notubiz.nl alle vergaderingen ‘live’ volgen of later terugzien. Alle stukken, verslagen en besluiten zijn te lezen en doorzoekbaar. De website dient ook als publiekelijke informatiebron, bijvoorbeeld over de huidige samenstelling van de raad of het vergaderschema.
Openbare informatie
Jaren geleden begon NotuBiz met enkele gemeenten, waaronder Schiedam, een proef om raadsvergaderingen op video vast te leggen. Schiedam integreerde dit met de opslag voor digitaal archief (het e-depot). Inmiddels is een getest en betrouwbaar systeem ontwikkeld waar het gemeentebestuur en de griffie gebruik van maken. Wethouder Youri Volkman (die onder andere het archief in zijn portefeuille heeft) is enthousiast: “Helemaal terecht dat het Gemeentearchief deze erkenning krijgt. Ik ben er trots op dat via de livestream en videotulen alle inwoners kunnen volgen hoe besluiten in de raad tot stand komen.”
Vanaf 1816
Voor onderzoekers en andere belangstellenden zijn dankzij een samenwerking tussen het Gemeentearchief Schiedam en NotuBiz gedigitaliseerde verslagen/notulen van de gemeente Schiedam en de geannexeerde gemeenten van 1816 tot en met 2009 in te zien en doorzoekbaar gemaakt. Zo is voor iedereen na te gaan hoe de besluiten over het reilen en zeilen van de gemeente, vroeger én nu, tot stand komen. Verslagen na 2006 zijn te vinden op de website www.schiedam.notubiz.nl.
Fotobijschrift | Fotografie
Gemeentearchivaris Laurens Priester (links) en Dudok van Dalen van Notubiz in de Aleidazaal van de gemeente Schiedam | Jan van Kampenhout, Gemeentearchief Schiedam